ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN PADA TOKO BANGUNAN “ANEKA LOGAM PACITAN”

1. Pendahuluan

Persaingan antar perusahaan tidaklah dapat dihindari pada era informasi saat ini. Dalam organisasi bisnis modern, kesuksesan sangat tergantung dari kemampuan perusahaan untuk mendapatkan informasi dan data secara cepat dan akurat agar aktivitas bisnis sehari – hari dapat berjalan lancar. Demikian pada Toko Bangunan Aneka Logam Pacitan yang berusaha meningkatkan kinerja perusahaannya dengan berbagai cara, salah satunya adalah dengan membuat sistem komputerisasi untuk perusahaannya tersebut. Sistem ini akan membuat semua bagian yang terlibat di dalamnya akan tersambung sehingga mepermudah dan mempersingkat pekerjaan dengan hasil yang lebih detail dan tersusun rapi.

Sistem informasi penjualan yang masih menggunakan sistem manual ingin dirubah menjadi sistem komputerisasi untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Karena sistem yang berjalan pada perusahaan saat ini belum bisa mengatasi permasalahan pengolahan data penjualan yang terjadi pada perusahaan tersebut, sehingga menghasilkan laporan yang kurang akurat.

Permsalahan yang terjadi pada sistem manual adalah pada proses penjualan barang kepada konsumen, yaitu saat konsumen membutuhkan barang yang cukup banyak, karyawan harus melihat persediaan barang di gudang, sehingga memperlambat pelayanan pada perusahaan tersebut,oleh karena itu adanya sistem komputerisasi ini diharapkan memudahkan dalam pengolahan data dalam penjualan barang, sehingga karyawan tidak perlu melihat langsung ke gudang, cukup melakukan pengecekan persediaan barang dalam komputer, apakah barang tersebut masih tersedia atau tidak. Dengan demikian, persoalan pelayanan pada perusahaan tersebut akan berkurang dan menghasilkan laporan tepat waktu yang memudahkan untuk mengambil keputusan.

2. Landasan Teori

2.1 Nilai Informasi

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaotu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi bila mempunyai nilai manfaat yang lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan dalam suatu system informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan (Jogiyanto, 2005, 11).

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

      Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi – informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen (Jogiyanto, 2005, 14).

SIM didefinisikan oleh Berry E Chusing sebagai berikut :

“Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber – sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian”.

Menurut Frederick H. Wu :

“SIM adalah kumpulan dari sistem – sistem yang menyediakan informasi unuk mendukung manajemen”.

Menurut George M. Scoot :

“SIM adalah kumpulan dari interaksi – interaksi sistem – sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi”.

Menurut Gordon B. Davis :

“SIM adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari organisasi”

Dari definisi diatas dapat di rangkum bahwa SIM adalah :

1. Kumpulan dari interaksi – interaksi sistem informasi.

2. Menghasilkan sistem informasi yang berguna bagi semua tingkatan manajemen.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan

Menurut Basu Swasta DH dan Ibnu Sukatjo, menejemen penjualan adalah perencanaan, pengarahan dan pengawasan. Penjualan tatap muka termasuk penarikan, pemilikan, perlengkapan, penugasan, super visi, pembayaran dan motivasi sebagai tugas yang diberikan kepada tenaga kerja.

Sistem informasi penjualan merupakan suatu struktur yang belanjut dan saling terkait dari orang, peralatan, dan prosedur yang ditujukan untuk mengumpulkan, menyaring, menganalisis, dan mengembangkan informasi yang spesifik, tepat waktu, dan teratur untuk digunakan oleh para pengambil keputusan dibidang penjualan dengan tujuan menyempurnakan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian penjualan dan bersama-sama mendapatkan keuntungan.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Prosedur Sistem Toko Bangunan Aneka Logam

Prosedur adalah suatu pekerjaan pencatatan yang erat sekali hubungannya yang meliputi suatu sub fungsi daripada suatu fungsi tertentu. Kemudian prosedur juga dapat diartikan suatu urutan kegiatan klerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu perlakuan yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Didalam UD Toko Bangunan Aneka Logam

terdapat beberapa bagian untuk melakukan transaksi penjualan sampai pencatatan dalam arsip. 

Bagian tersebut meliputi :

1. Bagian Order Penjualan

Fungsi bagian ini adalah melakukan transaksi penjualan antara pembeli dengan pihak perusahaan. Alur dari bagian order penjualan dimulai dengan pembeli datang ke UD Toko Bangunan Aneka Logam untuk memesan barang yang ingin dibeli, kemudian setelah pembeli mendapatkan barang yang dibutuhkan maka akan diberikan faktur untuk data-data barang yang dibeli, kemudian faktur tersebut berguna untuk melakukan pembayaran di bagian penjualan/kasir.

2. Bagian Pengantaran Barang

Fungsi bagian ini adalah saat pembeli sudah melakukan pembayaran maka pihak perusahaan akan mengantarkan barang yang dibeli, dengan ketentuan, jika barang yang dibeli berskala banyak, maka barang akan diantarkan sampai ke rumah pembeli tetapi jika barang yang dibeli berskala kecil maka bagian pengantaran barang tidak melakukan tugasnya karena tidak sesuai dengan ketentuan yang ada diperusahaan.

3. Bagian Akuntansi

Fungsi bagian ini adalah mencatat transaksi penjualan tunai maupun bon kedalam arsip penjualan sesuai dengan kebutuhan manajemen perusahaan.

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Merupakan suatu proses yang sistematik dari pengembangan kebutuhan, melalui proses yang kooperatif dan interatif dari mulai menganalisa masalah, mendokumentasikan masalah, menentukan hasil observasi dalam format representasi yang bervariatif, sampai dengan mengecek ketelitian dari pengertian yang didapat (Pressman, 1997). Hasil dari analisis kebutuhan

adalah sebuah dokumen yang disebut dokumen kebutuhan (requirement document), yang diantaranya berisi kebutuhan fungsional, kebutuhan non-fungsional dan spesifikasi sistem.

Kebutuhan Fungsional dan Non Fungsional Kebutuhan fungsional menggambarkan fungsi yang dijalankan oleh perangkat lunak. Kebutuhan fungsional yang dibutuhkan oleh sistem meliputi :

1.Fungsi Login

Fungsi ini merupakan sebuah fungsi yang paling krusial dalam sistem ini. Karena setiap pengguna program ini harus mempunyai hak akses untuk login dan menggunakan program ini. Artinya, tidak semua pegawai berhak menggunakan program ini dan mengetahui data-data didalamnya. Hanya yang berkepentingan dan mempunyai hak akses saja yang berhak menggunakannya, adapun manajemen pengguna akan diatur oleh admin.

2. Fungsi inventory barang

Inventory barang merupakan proses pengolahan data barang dan gudang, setiap pembelian barang akan tercatat dalam program dan secara otomatis akan menambah stok barang tersebut. Demikian juga dengan penjualan, setiap penjualan akan tercatat dan secara otomatis juga mengurangi stok barang yang terjual. Jadi fungsi inventory disini merupakan suatu pencatatan stok barang sehingga perusahaan dapat memantau barang mana yang habis dan barang mana yang masih melebihi stok.

3.Fungsi input data pembelian, penjualan, pencatatan hutang dan pembayaran.

Fungsi pencatatan data ini berfungsi untuk melakukan proses cek dan verifikasi terhadap semua transaksi yang dilakukan. Baik pembelian dan penjualan, maupun pembayaran hutang. Sehingga semua transaksi ini

tercatat dengan baik dan pengarsipan data lebih aman, mudah dalam melakukan pencarian serta menghemat penyimpanan dengan media kertas atau manual.

4. Fungsi report

Fungsi ini merupakan fungsi yang cukup penting, karena tujuan dibangunnya sistem ini adalah untuk menyediakan semua informasi yang terkait dalam proses bisnis perusahaan ini secara detail serta tepat dan akurat. Adapun laporan yang dihasilkan meliputi Laporan Konsumen, Laporan Pegawai, Laporan Supplier, Laporan Data Jenis, Laporan Stok Barang, Laporan Pembelian Barang, Laporan Penjualan Barang, Laporan Piutang Konsumen dan Laporan Pembayaran.

Kebutuhan non fungisonal adalah sesuatu yang bertindak membatasi solusi. Kebutuhan non fungsional terkadang disebut sebagai batasan atau kebutuhan kualitas, diantaranya software yang digunakan :

a. Windows XP Profesional sebagai sistem operasi

b. Microsoft SQL Server 2005 sebagai pengolah database

c. Microsoft Visual Basic 6.0 untuk mengolah tampilan (interface)

Kebutuhan non fungsional lebih lanjut dapat diklasifikasikan ke dalam kebutuhan kinerja, kebutuhan pemeliharaan, kebutuhan keselamatan, kebutuhan keandala, atau salah satu dari banyak jenis kebutuhan perangkat lunak. Spesifikasi Sistem adalah kebutuhan untuk sistem secara keseluruhan. Dalam sistem yang mengandung komponen perangkat lunak, kebutuhan perangkat lunak yang berasal dari kebutuhan sistem. Literatur tentang kebutuhan kadang menyebut kebutuhan sistem sebagai kebutuhan pengguna. Petunjuk mendefinisikan kebutuhan pengguna dengan cara sebagai kebutuhan pelanggan atau pengguna

akhir. Kebutuhan sistem meliputi kebutuhan pengguna, kebutuhan dari pihak lain, dan kebutuhan tanpa sumber manusia yang teridentifikasi.

4. Implementasi dan Pembahasaan

Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan. Implementasi sistem merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru, dimana sistem yang baru ini akan dioperasikan secara menyeluruh.

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari penilitian yang dilakukan pada sistem nilai siswa di Smp Negeri 1 Kersana Brebes maka dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer, diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat antara lain :

1. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan.

2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, dan pemasukan data.

3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang - ulang atau dapat mengedit data dengan mudah.

4. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas - tugas dengan baik.

5.2 Saran

Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:

1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informasi penjualan pada Toko Bangunan Aneka Logam Pacitan yang dilakukan secara manual diperbarui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi.

2. Sistem informasi penjualan berbasis komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak pengelola toko bangunan dalam melakukan pengolahan data barang dan penjualan serta mampu menyajikan informasi yang dibutuhkan secara akurat.

3. Seiring berkembangnya toko bangunan yang semakin komplek juga kebutuhannya sehingga sebuah sistem informasi juga perlu dilakukan pengembangan secara komputerisasi.

Daftar Pustaka

Hartono Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : C.V Andi Offset